公益机构需要知道的财务职责

摘要: 从公益财务的角度看,规范账务处理、实现财务数据的定期公开透明仅仅是财务工作的基础职责。公益机构的财务不仅要严

10-07 23:24 首页 中国社会工作

从公益财务的角度看,规范账务处理、实现财务数据的定期公开透明仅仅是财务工作的基础职责。公益机构的财务不仅要严格履行公开透明的职责,还需要制定机构的财务制度,规范业务执行的财务流程,确保捐赠人资金的安全,同时更需要参与到机构的运营管理中,运用系列的管理工具帮助机构在战略管理、预算管理、绩效管理等多方面进行有序推进。


也就是说,在公益机构的运营过程中,财务需要在规范核算、风险管控、运营支撑三方面都发挥其职责,才能够真正支持机构的发展, 才能够确保机构透明、安全、高效地可持续运营。



规范核算是财务工作的基础职责


完整性是规范核算的落脚点

公益机构作为一个法人实体,有其独立银行账户及税收义务。公益机构的任何收支发生都需要有合格票据作为其凭据。那么如何判断票据是否合格,我们需要关注四个层面: 第一,业务发生是否取得相应票据; 第二,票据本身是否真实;第三, 票据背后是否对应真实的业务;第四,取得票据后是否及时进行报销处理。

费用报销单是确保规范核算的重要载体

在机构的业务活动过程中,如果有相应费用发生,除了需要取得合格票据,对费用发生进行准确描述及明确确认都需要通过报销单来进行落实。费用的经办人首先要在报销单上签字确认真实性, 其次是项目负责人签字确认验收, 最后是机构负责人或授权人签字确认审批。需要注意的是项目负责人及机构负责人的签字是确认该事项的发生及所归属的项目,而财务是对票据是否合格以及签字的有效性进行复核确认。

明确标注发生费用的归属项目是对公益机构特别的要求,也是民非会计制度核算的关键点

机构通常会同时执行多个项目,而这些项目通常又是不同捐赠人支持的。为了能够区别不同项目的资金执行进度,按照项目进行分别核算就非常有必要。而项目核算的起点就在费用报销单上。费用发生后,经办人是最清楚该项费用是归属于哪个具体项目,因此必须由经办人在费用报销单上进行明确标注,然后交给该项目负责人进行审核确认,这样从开始就能非常明确地区分各项费用的归属,而财务则是按照经手人标注的项目信息进行相应记录,从而在账务上反映出不同项目的财务执行情况。因此,费用报销单是一个非常关键的入口,是财务规范核算的重要保障。


风险管控是财务工作的重要职责


合法性是风险管控的基准点。风险管控的基本目标是确保机构业务活动的效率性和效果性、资产的安全性、业务信息和财务报告的可靠性。良好的内控体系有助于管理层实现其经营方针和目标,也有助于保护机构各项资产的安全和完整性,更有助于保障业务经营信息和财务会计资料的真实性、完整性。

很多人会觉得公益机构都是做好事,都对员工有充分信任,所以往往疏忽了风险管控管理。其实不然,风险管控在任何机构都是必须要重视的事情,是保障机构安全运营的重要手段,公益机构也一样。

对于公益机构的风险管控工作, 在开始阶段可以不必设置复杂的体系,从几个关键点入手就可以。


1

第一点是公私分开。公益机构在发展初期阶段,特别是在没有注册前,发起人常常会拿自己的钱垫付各种机构的支出,收到的捐赠款项也经常会存入自己的银行账户,但随着机构逐步发展壮大,特别是正式注册为法人实体后,该情况就应坚决杜绝,通过合规化改造把历史账务整理清楚。然后在之后的机构运营中,机构各项收支都应通过机构银行账户进行反映,而不允许再使用发起人自己的银行账户。这点是机构风险控制的底线,需要引起大家足够重视,公益机构因这个原因出事的案例不在少数。

2

第二点是不相容职务的分离与牵制。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须有两人分别掌管;仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账;管钱、管物、管账人员因故离开工作岗位或调动工作时, 规定要由主管领导指定专人代理或接替,并监督办理必要的交接手续或正式移交清单。

3

第三点是尽量杜绝现金使用。随着技术发展,刷卡、转账等资金支付方式越来越便捷,现金的使用自然减少是一个必然趋势。但这仍然需要我们从主观意识上去减少现金使用。非现金支付一方面是比较安全, 更重要的是可以留下痕迹,从而对资金流向进行追溯。这也是杜绝财务侵占等现金犯罪的重要保障。

4

第四点是规范采购等大额资金支出流程。对大额资金的支出,须建立更为严谨的流程,这包括采购价格的比对、合同的签订、货物的验收等环节。比价可以采用多方询价或招投标等流程,在保证价格最优的情况下,做到整个采购流程的公开透明。

5

第五点是定期公开。公开是风险管控最重要的武器之一。公开的关键是要程序化。按照一定的格式, 把相关内容的进展情况,在固定的间隔期间通过固定渠道进行对外披露,这就能保障公开信息的可比性, 利益相关人也容易对公开信息形成固定预期。需要注意的是,公开的信息不仅仅包括财务信息,还应该把财务信息对应的业务信息进行同步公开,这样才更有利于信息的完整性,从而增强其可信性。



运营支撑是财务工作的关键职责



主动性是运营支撑的出发点。如果说规范核算和风险管控是财务工作的基本职责,那么运营支撑则是财务工作发挥价值的重要体现。

当前,公益环境面临诸多变化, 机构注册如雨后春笋般地增多,新从业者不断加入,捐赠投资更加理性以及服务对象审美愈发疲劳。面对竞争的新环境,作为公益机构的财务人员,也同样面临改变,从过去的被动记账调整到主动思考,用战略驱动的管理思维参与到机构的业务工作中。这不仅仅是因为我们面临的竞争环境所决定的,更重要的是基于财务工作的特点决定的。财务数据是机构业务行为结果的反映。机构感冒,财务必然发烧。表面上看问题是表现在财务上,但解决问题一定要从非财务问题入手。对于这点,财务人员应该有正确的认知。

无独有偶,财政部发文《管理会计基本指引》,指出管理会计是通过运用管理会计工具方法,参与单位规划、决策、控制、评价活动并为之提供有用信息,推动单位实现战略规划。财务人员应当通过运用管理会计相关方法和工具积极参与战略规划拟订,为机构合理制定战略规划提供支撑;融合财务和业务活动,支持机构各层级根据战略规划做出决策;设定定量、定性标准,支持和引导机构持续有效地实施战略规划;合理设计评价体系,评价机构战略规划实施情况, 并以此为基础进行考核、激励。

由此可见,无论是环境的变化, 还是机构的期望,或者是国家的指引,都对财务人员提出了更高要求。这要求财务人员不断改变思维,不断加强学习,在机构业务运营过程中发挥更多价值。

发挥业务支撑价值,关键是运用好各种管理工具。在战略管理领域有战略地图、价值链管理;在预算管理领域有全面预算、滚动预算、零基预算、弹性预算;在成本管理领域有目标成本、标准成本、变动成本、生命周期成本等;在运营管理领域有本量利分析、敏感性分析、边际分析、标杆管理等;在投融资管理领域有贴现现金流法、资本成本分析等;在绩效管理领域有关键指标法、经济增加值、平衡计分卡等。

其中,财务人员应掌握的最基本管理工具是战略地图。战略地图是以平衡计分卡的四个层面目标为核心,通过分析这四个层面目标的相互关系而绘制的描述机构战略因果关系的图谱。通过战略地图,我们可以准确描述机构的战略框架, 并基于准确的描述对机构战略的执行进行有效衡量。而能够有效衡量的机构战略才是进行有效管控的战略,才是能够得到真正落地的战略。战略地图的逻辑指出,改进某些新技术工作岗位上员工的能力和技能, 可以使关键业务流程得到改善。改善后的流程将增强传送给目标客户的价值主张,带来客户满意度、客户保持率和客户业务增长;改善后的客户成果指标也将带来收入的增加,以及机构价值的提高。因此战略地图是机构战略管理最有效的工具之一。

财务工作的很多事确实不在财务本身,需要财务人员跳出财务来看财务,才能真正发挥财务在机构当中的运营支撑价值。

规范核算、风险管控、运营支撑三个维度,既相互独立,又密不可分。财务人员应全面理解这三者的内在联系,从整体出发,全面发挥财务职能,以便在机构的可持续发展过程中发挥出重要价值。


来源
中国社会工作杂志
编辑:谢 霄
    设计:谢 霄


《中国社会工作》杂志

投稿平台:http://tg.shehuiwang.cn

新浪微博:@中国社会工作杂志

分享是一种美德,请将本文分享给身边有需要的人!

友情提示:长按二维码将自动识别敬请关注


首页 - 中国社会工作 的更多文章: